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这两者可谓是项目管理中最重要、最核心的环节

时间:2019-05-11 23:44来源:未知 作者:admin 点击:
随着信息化的全面井喷,众多企业纷纷走上信息化建设道路,一方面为更好的适应时代发展的浪潮,另一方面也为促进本企业业务结构的转型升级,提升整体竞争力。以建设项目管理信

  随着信息化的全面“井喷”,众多企业纷纷走上信息化建设道路,一方面为更好的适应时代发展的浪潮,另一方面也为促进本企业业务结构的转型升级,提升整体竞争力。以建设项目管理信息化为例,众所周知,由于很多建设项目地域跨度越来越大,项目参与单位分布越来越广,项目信息交流问题逐渐成为影响建设项目实施的主要问题。而纵观当下的项目信息交流手段还较为落后,使用纸质文档、电话、传真、邮政快递等方式不仅容易造成信息沟通的延迟,还大大增加了信息沟通的费用。

  实际上,企业在进行项目管理信息化时最应掌握两大核心要素。一个是项目中电子档案的管理,另一个是用户回访工作的掌控,这两者可谓是项目管理中最重要、最核心的环节。前者记录的是工程项目概况及主要实物工作量,包括专业工程划分、专业施工队及工程分包、施工项目部主要人员信息等。项目电子档案管理相当于一个项目的履历表,项目经理及管理人员的业绩表;而用户回访则是工程交付使用后,在保修期内由施工单位主动到建设单位或用户进行回访并了解使用情况和问题。加强用户回访管理有利于促进项目部重视项目管理,提高工程质量。还可以听取用户意见后履行回访保修承诺,改进服务方式,增强用户对承包人的信任感,树立为用户服务的良好企业形象。

  然而,当下我国项目管理信息化水平不高且还面临诸多问题。比如,在项目电子档案方面,大多数公司主要以纸质档案为主,存放在局档案室。如需查询相关档案资料,需要专职管理员进入档案室按照检索目录查找纸质档案,流程繁琐,办理时间较长。同时,纸质材料的保管可能存在遗失、纸张磨损等风险;在用户回访工方面,石化公司的很多项目由于没有工程质保金,所以在用户回访计划经常出现漏项,一些项目未进行回访或是回访单返回后只是简单保存,没有对回访数据没有进行统计分析,这些都不利于对项目及项目经理的评价工作,也很难对历年用户回访情况进行大数据挖掘和分析。

  随着软件技术的进步,市面上出现了一些能帮助企业进行项目电子档案管理和用户回访的工具,在提高企业办事效率的同时,也增强了数据共享的可行性。勤哲EXCEL服务器就是一个面向用户信息系统设计与运行的平台。它利用Excel作为主要操作界面,结合了数据库技术、工作流技术和Web技术。员工只要会用Excel,就能设计和实现符合自己需要的网络化的管理信息系统。

  由于项目电子档案表和用户回访单都是表格形式,勤哲EXCEL服务器建立信息平台的的优势如下:

  1、能够把Excel文件的内容保存到数据库中;2.能够实现数据的自动汇总统计;3.能够设定工作流,使Excel表单按规定流转传递;4.不仅能支持局域网内的应用,还可以支持互联网上的应用,使得外地分支机构的人员能够通过网页填报表单,实现远程管理;5.还能够与企业已有的其它管理软件如财务系统、ERP系统等进行数据集成,消灭企业中的信息孤岛;

  1)如上图,项目电子档案分为项目电子档案和项目电子档案查询两个模块,其中项目电子档案自动按合同签订日期所在年数进行排列。

  2)如上图,项目电子档案可以通过EXCEL录入项目基本信息,包括合同工期、实际竣工日期、项目重要事件、项目部主要成员、项目作业单位及分包情况,点击保存可以直接存入数据库。

  3)如上图,项目电子档案查询可以通过年度范围、承包模式、项目经理、合同金额范围、建设单位、作业单位、分包方名称等关键字进行组合查询。点击工程名称可以查询到该项目电子档案具体信息。

  1)如上图,工程用户回访分为年度用户回访计划、用户回访单、年度用户回访完成情况查询和用户回访满意度汇总查询四个模块。

  2)如上图,首先建立年度用户回访计划,回访计划中的项目与项目电子档案通过项目编号相关联,只有在项目电子档案的未回访项目才可以选择列入回访计划中。

  3)如上图,这是选择好工程名称后,因为项目电子档案已录入过建设单位、竣工日期等信息,这些信息通过项目编号关联直接传递过来,不用再重复录入,录入回访计划时间、执行单位就建立好年度用户回访计划,点击保存存入数据库,以上工作都是在EXCEL上直接进行操作。

  4)如上图,用户回访结束后,将用户回访单数据录入,将扫描件作为附件上传。

  5)如上图,通过年度用户回访完成情况查询模块,可以对用户回访情况按年度和回访情况进行查询,一目了然,通过工程名称(蓝色字体)可以链接到该项目的用户回访单,查询用户回访单具体信息。

  6)如上图,通过用户回访满意度查询模块,可以按年度对评价内容得分情况进行查询,各项目总体得分及各评分项得分情况一目了然,可以据此对服务进行改进和对项目进行考核。3、EXCEL服务器在WEB上应用

  如上图,所用信息均可以通过局域网或互联网进行查询,并可导出成excel文件,在手机上也可查询,并可通过二维码直接识别。小结:

  通过搭建勤哲excel服务器系统,企业的日常工作带来了许多便利。一是信息存储数字化和存储相对集中,便于企业集中管理;二是企业能自主创造功能模块,在对不同用户回访管理上更智能、更便捷;三是上手简单。员工能马上学会并运用到实际工作中。

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